29. Mai 2020

Warum jede Mitarbeitendenbefragung einen Kommunikationsplan braucht

Wie gut kennen Sie Ihre Mitarbeitenden? Wissen Sie, wie es ihnen geht, was sie sich wünschen und was ihnen nicht gefällt? Das Kennen Ihrer Mitarbeitenden ist nicht nur in Krisenzeiten ein grosses Plus, es ist auch sonst ein entscheidender Wettbewerbsvorteil. Damit eine Mitarbeitendenumfrage ein Erfolg wird, ist eine durchdachte Begleitkommunikation unentbehrlich.

Auch wenn der Fokus zurzeit auf anderen Themen liegt, wird der Fachkräftemangel und der Kampf um Talente den Arbeitsmarkt auch in Zukunft beschäftigen. Umso wichtiger ist es, gute Mitarbeitende für Ihr Unternehmen zu gewinnen und vor allem auch behalten zu können. Doch dafür müssen Sie Ihre Leute kennen, nicht nur durch ein oberflächliches «Wie geht es dir?» am Morgen beim Kaffeeautomaten, sondern auch durch regelmässiges Befragen. Damit das funktioniert und die Mitarbeitenden offen und ehrlich mitmachen, müssen einige Spielregeln befolgt werden.

«Es passiert ohnehin nichts»
Im Grunde genommen ist eine Mitarbeitendenbefragung (MB) etwas Positives. Und doch kämpfen die Verantwortlichen oft um deren Akzeptanz, und manchmal scheint ein guter Rücklauf nur durch einen gewissen Druck erreichbar zu sein. Der Grund liegt meist an negativen Erfahrungen bei früheren Befragungen. Argumente gibt es viele. Darum ist es wichtig, von Beginn der Planung einer MB die Kommunikation miteinzubeziehen und die Befragung vor, während und danach eng zu begleiten. Denn: Eine Befragung, die schlecht vorbereitet, intransparent kommuniziert und vor allem ohne sichtbare Folgen bleibt, ist kontraproduktiv.

Vor der Befragung

• Enge Zusammenarbeit von HR und Kommunikation
  Eine MB wird meist durch das HR eines Unternehmens erstellt und durchgeführt. Als Kommunikationsspezialistin oder -spezialist können Sie bei der Formulierung und dem Verständnis der Fragen einen wichtigen Beitrag leisten.
• Kommunikationsplan
  Erarbeiten Sie einen genauen Kommunikationsplan. Legen Sie zusammen mit dem HR fest, wann Sie was kommunizieren und halten Sie sich daran, dies in allen Phasen der Befragung, inklusive den Resultaten und der Resultatumsetzung.
• Warum?
  Auch wenn es profan klingt: Sagen Sie Ihren Mitarbeitenden, warum Sie diese MB durchführen. Welches sind Ihre konkreten Ziele? Wiederholen Sie diese in der Kommunikation vor und während der Befragung.
• Zweiwegkommunikation
  Eine MB ist keine Einwegkommunikation. Schaffen Sie Kommunikationsplattformen für Feedback und Fragen.
  
  

Während der Befragung

• Friendly Reminder
  Setzen Sie während der Zeit der Befragung einen oder zwei friendly Reminder. Vergessen Sie dabei nicht, für die bereits eingegangenen Fragebogen zu danken.
• Storytelling
  Ja, auch bei einer MB ist Storytelling möglich. Lassen Sie Mitarbeitende und Geschäftsleitungsmitglieder zu Wort kommen. Streuen Sie z.B. Umsetzungserfolge aus früheren MB ein.

Nach der Befragung

• Mitarbeitende auf dem Laufenden halten
  Nach einer Befragung ist es wichtig, die Mitarbeitenden auf dem Laufenden zu halten. Diese haben sich Zeit genommen, die Fragen zu beantworten und möchten natürlich die Resultate erfahren und was daraus folgt. Niemand erwartet, dass nach einer Woche schon alle möglichen Massnahmen bereitstehen, doch sie dürfen erwarten, dass sie auf dem Laufenden gehalten und in regelmässigen Abständen informiert werden.
• Massnahmen
  Sobald die Auswertung der MB vorbei ist und konkrete Projekte definiert wurden, starten wieder Ihre Geschichten. Bauen Sie in jedes Projekt eine strukturierte Kommunikation ein. Halten Sie Ihre Mitarbeitenden auf dem Laufenden, auch wenn nicht alles nach Plan läuft. Oft scheitert der Erfolg einer MB nämlich nicht daran, dass Projekte nicht angegangen und umgesetzt werden, sondern daran, dass sie nicht kommuniziert werden.
  
  

Chancen nutzen
Eine MB bietet die optimale Basis, um das Arbeitsklima einzuschätzen und mögliches Optimierungspotenzial zu erkennen. Doch es muss nicht immer die grosse Umfrage sein. Nutzen Sie die Chancen der heutigen technischen Möglichkeiten und planen Sie zwischen den «grossen» Befragungen kleinere Popup-Umfragen ein. Diese können sich auf ein laufendes Projekt beziehen oder auf das Thema des nächsten Weihnachtsanlasses. In vielen Social Intranets sind solche Funktionen integriert, Google Forms ist ganz einfach zu bedienen, oder es gibt mittlerweile weitere gute Online-Tools, die die Datensicherheit gewährleisten. Und wenn Sie einmal etwas Anderes ausprobieren möchten, organisieren Sie Brainstormings mit Ihren Mitarbeitenden, Online- oder Präsenz-Foren. Sie werden überrascht sein, zu welchen oft nie geahnten Resultaten Sie kommen. Nutzen Sie die Wisdom of Crowds, erstellen Sie einen Kommunikationsplan und halten Sie Ihre Mitarbeitenden auf dem Laufenden.

Die Autorin Claudia Jenni ist Co-Founder und Managing Partner beim Kommunikationsatelier, einer Kommunikationsagentur in Zürich für Unternehmen, Marken und Produkte. Spezialisiert auf Beratung, Strategie & Konzepte.