28. Juli 2020

Top down – bottom up: Neue Wege der internen Kommunikation

Wie wird in Ihrem Unternehmen kommuniziert? Wer hat das Sagen? Sind es vor allem die Chefs, die ihre Infos «nach unten» weitergeben oder reden die Mitarbeitenden mit? Gemäss dem Trendmonitor für interne Kommunikation der School of Communication and Management geben mehr als 65 Prozent der Befragten an, dass die zentrale Aufgabe der internen Kommunikation ist, die Menschen im Unternehmen zu aktiver Kommunikation zu befähigen. Aber wie macht man das?

Einer der wichtigsten Faktoren und Erfolgsgarant, um in einem Unternehmen eine Veränderung durchzuführen, ist Zeit. Möchten Sie Ihre Mitarbeitenden zu aktiver Kommunikation befähigen, geschieht das nicht von heute auf morgen. Auch wenn durch Corona vielerorts ein digitales Umdenken stattgefunden hat und neue Plattformen eingeführt wurden, heisst das noch nicht, dass die Mitarbeitenden damit umgehen können und vor allem nicht, dass die Chefs offen und bereit sind, aktive und interaktive Kommunikation zuzulassen.

Warum sollen die Mitarbeitenden plötzlich mitreden?
Dem gesellschaftlichen Wandel kann sich kein Unternehmen entziehen. Will es sich erfolgreich auf dem Markt behaupten und im Wettbewerb um Fachkräfte oben aufschwingen, muss die interne Kommunikation mitziehen. Die Millenials und die Generation Z machen einen immer grösseren Anteil an der Belegschaft aus. Bis 2025 werden es rund 75 Prozent der Arbeitnehmenden weltweit sein. Diese Generationen informieren sich nicht mehr am schwarzen Brett und verzichten liebend gerne auf Briefpost. Sie möchten mobil informiert werden und mitreden können. Identifikation mit ihrer Arbeit, Mitsprache und Transparenz sind ihnen wichtig.

Was bedeutet es, wenn Mitarbeitende aktiv kommunizieren?
Um in diesem Wandel niemanden zu überfordern und auch langjährige und ältere Mitarbeitende zu halten, braucht es eine umsichtige Anpassung der Unternehmenskultur. Dieser Change-Prozess muss strukturiert aufgegleist und eng begleitet werden. Es müssen für das Unternehmen die richtigen Plattformen gefunden und eingeführt werden. Confluence, Yammer, Teams, Slack, Zoom, Skype sind dank der coronabedingten neuen Arbeitsweisen für viele keine Fremdwörter mehr, doch leider werden die Möglichkeiten der einzelnen Kanäle vielerorts nicht wirklich ausgeschöpft, da die Mitarbeitenden nicht zur Nutzung befähigt wurden. Auch wenn es einfach klingt: Mit-Kommunizieren muss gelernt und gefördert werden, es passiert nicht von allein.

Mitarbeitende zur Mit-Kommunikation befähigen
Oft höre ich von Kommunikationsverantwortlichen und Kunden, dass sie Möglichkeiten zur Mit-Kommunikation zur Verfügung stellen, diese aber nicht genutzt werden. Mögliche Ursachen dafür sind:

• Einführung: Der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Klar, es gibt Personen, die alles ausprobieren und neue Tools sofort anwenden. Doch für viele, die vom Tagesgeschäft überrollt werden, ist das Benutzen und die Auseinandersetzung mit einem neuen Tool eine Zusatzbelastung, der man sich widmet, wenn man dann mal Zeit hat. Darum ist eine gut geplante, motivierende Einführung sehr wichtig. Warum nicht eine Kampagne lancieren, die als Kontrapunkt mit einem Offline-Anlass startet?

• Moderation: Gehen Sie nicht davon aus, «dass es einfach funktioniert». Bestimmen Sie Personen aus dem Unternehmen, die gewisse Themenbereiche moderieren und Mitarbeitende zum Beispiel mit aktivem Fragen zum Mitmachen motivieren. Gerade in Kollaborations- bzw. Interaktionstools, wenn Gruppen gebildet werden, macht es Sinn, wenn diese moderiert werden.

• Befähigung: Es gibt in Ihrem Unternehmen sicherlich viele Mitarbeitende, die gerne mitmachen würden, sich aber nicht trauen. Befähigen Sie diese. Organisieren Sie Schulungen, stellen Sie Unterlagen und Guidelines zur Verfügung. Bestimmen Sie eine Auskunftsperson für Fragen. Machen Sie Ihre Mitarbeitenden zu Influencern, damit deren Beitrag zu einer tragenden Säule der internen Kommunikation wird. Dieser ersetzt die Top-Down-Kommunikation nicht, ist aber eine wertvolle und wichtige Ergänzung.

• Vorbildfunktion: Geschäftsleitungsmitglieder und das weitere Management müssen eine Vorbildfunktion einnehmen und voll hinter neuen, kollaborativen und interaktiven Plattformen stehen. Engagieren sie sich mit eigenen Beiträgen, Kommentaren und Likes, motiviert das die Mitarbeitenden und es kann ein aktiver, produktiver und erfolgreicher Dialog entstehen, der den Zusammenhalt innerhalb des Unternehmens stärkt.

• Technik: Es mag banal klingen, aber: Stellen Sie sicher, dass die Tools auch einwandfrei funktionieren. Ein Mitarbeiter mag einmal anbrennen, vielleicht ein zweites Mal, dann wird es mühsam und er verweigert sich.

Interne Kommunikation darf keine Einbahnstrasse mehr sein. Nutzen Sie das Potenzial Ihrer Mitarbeitenden, geben Sie Ihnen eine Plattform zum Kommunizieren, zum Feedbackgeben, zum Austauschen. Brauchen Sie dabei Hilfe? Wir unterstützen Sie gerne!

Die Autorin Claudia Jenni ist Co-Founder und Managing Partner beim Kommunikationsatelier, einer Kommunikationsagentur in Zürich für Unternehmen, Marken und Produkte.