28. November 2024

Mehr als nur Worte: Wie Kommunikation Projekte voranbringt

In komplexen Projekten, die viele Teams und Stakeholder betreffen, entscheidet nicht nur fachliches Know-how über den Erfolg, sondern auch eine klare und durchdachte Kommunikation. Gerade bei grosser Komplexität ist es essentiell, dass alle Beteiligten verstehen, worum es geht und was geschieht. Dabei geht es vor allem um eines: Transparenz.

In der Welt der (Gross-) Projekte entscheidet nicht nur das themenspezifische Know-how über den Erfolg, sondern auch die dazugehörige Kommunikation. Denn jede/r Beteiligte muss wissen um was es geht, wie er oder sie betroffen oder involviert ist, und warum das Projekt auch für sie oder ihn Relevanz hat. Und das umfasst wesentlich mehr als regelmässige «Updates». 

Projektkommunikation sorgt dafür, dass alle relevanten Zielgruppen miteinbezogen werden und stets über wesentliche Informationen wie Deadlines, Aufgaben, Termine, Ziele, Veränderungen oder den Projektfortschritt informiert sind. Warum ist das wichtig? Es geht um Transparenz.

Transparenz als Schlüssel

Transparenz ist in einem Projekt entscheidend, um Vertrauen, Klarheit und Sicherheit innerhalb des Teams und gegenüber Stakeholdern zu schaffen. Jede/r will sich schliesslich abgeholt fühlen. Es muss dafür gesorgt werden, dass alle Beteiligten über Fortschritte, Herausforderungen und Entscheidungen informiert sind. Durch diese Transparenz entsteht Offenheit, ein positives Image und es werden Missverständnisse frühzeitig aus dem Weg geräumt. Sie ermöglicht zudem die rechtzeitige Erkennung von Problemen und Risiken und stärkt die Zusammenarbeit und das Vertrauen.

Aber es geht um noch mehr: Transparenz gibt Sicherheit, da sie den Beteiligten das Gefühl vermittelt, den Überblick über das Geschehen zu behalten und keine unangenehmen Überraschungen befürchten zu müssen. So wird die Offenheit gegenüber dem Projekt gewahrt, das Engagement gestärkt und der Projekterfolg unterstützt.

Kommunikation in (grossen) Projekten

Eines ist klar: Je grösser das Projekt, desto grösser sind die Kommunikationsherausforderungen. Informationen fliessen aus allen Himmelsrichtungen und die Gefahr, dass wichtige Nachrichten untergehen oder falsch interpretiert werden, ist hoch. Unterschiedliche interne Abteilungen oder externe Parteien verfolgen oft eigene Ziele, was zusätzliche Konflikte verursachen kann. Hinzu kommen sprachliche und kulturelle Unterschiede, die besonders bei Projekten in einem internationalen Kontext eine Rolle spielen.

Spätestens dann zeigt sich ganz klar: Kommunikation ist nicht nur ein technischer Austausch von Informationen, sondern eine strategische Aufgabe, die gut geplant und professionell umgesetzt werden muss. 

Dabei bestehen Herausforderungen hinsichtlich der Kommunikation nicht nur in Grossprojekten: Die eben skizzierten Stolpersteine liegen auch auf dem Weg von kleineren Projekten und sind dort keineswegs einfacher. Wenn alles lokal geschieht, brodelt die Gerüchteküche oft buchstäblich in der Kaffeeecke und die Informationswege sind persönlicher und kürzer und dadurch schneller zu bewältigen.

Wie finde ich die passende Kommunikation zu meinem Projekt?

Wie können Sie also gleich von Beginn an Ihre Stakeholder abholen? Vorweg müssen Sie sich im Klaren sein, was die Ziele, Herausforderungen, Rahmenbedingungen und Restriktionen Ihres Projekts sind. Eine gründliche Stakeholderanalyse ist ein integraler Bestandteil erfolgreicher Projekte und der dazugehörigen Kommunikation:

• Welche sind Ihre relevanten Zielgruppen? 
• In welcher Beziehung stehen sie zum Projekt? 
• Was sind ihre Bedürfnisse und Erwartungen? 
• Welchen Einfluss haben sie (potenziell) auf das Projekt? 

Sobald das bekannt ist, folgt ein Kommunikationskonzept. Dieses definiert die strategischen Kommunikationsziele, die Kernbotschaften und die geeigneten Kanäle, um den Dialog mit den Stakeholdern effizient und zielgerichtet zu gestalten.

Vom Konzept zum Kommunikationserfolg

Aus diesem Konzept werden konkrete Massnahmen abgeleitet, die sowohl die zeitliche Planung als auch die spezifischen Anforderungen der einzelnen Stakeholdergruppen berücksichtigen. Denn jede Zielgruppe muss individuell zum passenden Zeitpunkt auf dem richtigen Kanal abgeholt werden. Der Einheitsbrei funktioniert hier nicht.

Um den Kommunikations-Erfolg zu überprüfen und bei Bedarf Anpassungen am Konzept und an den Massnahmen vornehmen zu können, werden Monitoring-Mechanismen implementiert. Schliesslich will man ja wissen, ob und wie die Botschaften beim Gegenüber ankommen.

Durch diese strukturierte Herangehensweise wird sichergestellt, dass alle Beteiligten nicht nur informiert, sondern aktiv eingebunden werden und sie schafft: Transparenz.

Gut gemeint ist nicht immer gut gemacht

Aber eines ist klar: Gut gemeint ist nicht immer gut gemacht. Am Ende ist die Umsetzung entscheidend, damit Ideen, Konzepte und Botschaften nicht nur auf dem Papier bleiben, sondern in der Praxis ihre Wirkung entfalten. 

Suchen Sie für Ihr Projekt einen Partner der anpackt? Wir beraten Sie nicht nur, sondern setzen Ihre Projektkommunikation zuverlässig und wirkungsvoll um und sorgen dafür, dass Ihre Botschaften ankommen und Ihr Projekt zum Erfolg wird. Mit Kreativität, Effizienz und Tatkraft machen wir Ihre Projektkommunikation lebendig. 

Die Autorin Andrea Wallimann ist Partnerin der Kommunikationsatelier GmbH, einer kreativen und umsetzungsstarken Kommunikationsagentur in Zürich, spezialisiert auf Krisen- und Projektkommunikation sowie interne Kommunikation.